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In diesem Blogbeitrag möchten wir dir zeigen, wie du aus der VINIS-App auf eine beliebige CSV-Datei zugreifen kannst, um eine Kennzahl automatisiert tracken zu können. Wir beschreiben dir zwei verschiedene Wege, die jeweils zum gleichen Ziel führen.

 

Ein konkretes Beispiel

Ein weit verbreiteter Anwendungsfall könnte wie folgt aussehen:
Du hast ein Excel oder Numbers Dokument erstellt, in denen du alle deine Finanzdaten verwaltest. D.h. hier finden sich alle wichtigen Zahlen und Werte zu vorhandenen Konten, Depots, Dividendeneingängen usw., die du regelmäßig aktualisierst. Du beschließt nun, dir ein neues Ziel zu stecken. Monatlich möchtest du 200 Euro über Dividenden erhalten. Als Nächstes legst du das Ziel in der VINIS-App an und definierst eine Kennzahl, die dir zeigen soll, wie viel von den 200 Euro du monatlich bereits erhältst. Nun könntest du natürlich neue Werte immer in der App eingeben. Da die aktuellen Daten aber schon in deinem Dokument vorliegen, macht es Sinn, diese auch zu verwenden. Das spart dir Arbeit und du kannst nicht aus Versehen die Aktualisierung in der App vergessen.

Excel- oder Numbers Dokument

Damit nur deine benötigten Daten exportiert werden, solltest du dein Excel- oder Numbers Dokument zuerst anpassen. Es macht Sinn ein extra Blatt anzulegen, in dem die zu exportierenden Daten gesammelt werden. In der App kann auf einzelne Werte über die Spalten- und Zeilenpositionen zugegriffen werden. Dieses Blatt könnte nun über „Datei – Speichern“ als CSV-Datei gespeichert werden, um einen Export zu erhalten. Da dieses Vorgehen immer einen Mehraufwand bedeutet, wäre ein automatischer Export beim Schließen des Dokuments von Vorteil.

Datenexport aus Excel (Microsoft)

Dies ermöglicht uns Excel über die Macro-Funktionalität. Es existiert ein Event beim Schließen des Dokuments, in dem wir den Export vornehmen können. Hier findest du eine Excel-Vorlage, in der diese Funktionalität bereits integriert ist. Du kannst diese gerne als Basis für deine Dokumente nutzen, oder den Makro-Code kopieren. In dem Dokument gibt es eine Tabelle, in der du deine Werte entsprechend platzieren kannst. Nur diese Tabelle wird exportiert. Außerdem kann der Speicherpfad direkt in einer definierten Zelle des Dokuments hinterlegt werden. Der Speicherpfad muss passend zu der gewählten Synchronisierung-Methode (iCloud oder Dropbox) angepasst werden (siehe weiter unter in der Anleitung).

Datenexport aus Numbers (Apple)

Apple bietet uns die Möglichkeit, in Numbers einen Export per Schnellaktion zu erstellen. Diese finden sich im oberen Menü unter Numbers -> Dienste und können mit einem Klick ausgeführt werden. Es ist ebenfalls ein extra Blatt zu empfehlen, auf dem alle Werte gesammelt werden. Hier findest du einen Automator-Workflow, den du einfach installieren kannst. Nach dem Download musst du zuvor noch die nötigen Pfade in dem Workflow anpassen. Hierzu mit der rechten Maustaste auf die Datei  „VINIS-Export.workflow“ klicken und „Öffnen mit“ -> Automator.app anwählen. Du siehst nun im rechten Bereich des Automators ein AppleScript, das den Export vornimmt. Im oberen Bereich sind 3 Variablen definiert:

exportFolder:
Lokaler Ordner, in den alle Tabellen des Numbers-Dokument als CSV-Dateien exportiert werden. Am besten erstellst du hierfür einen neuen lokalen Ordner. (z.B. “Macintosh HD:Users:Tobi:Documents:Export:“)

cloudFolder:
Ordner, der in der Cloud (z.B. iCloud oder Dropbox) verfügbar ist. Hierhin wird die CSV-Datei der Datenexport-Tabelle kopiert und dann von der VINIS-App genutzt. Je nachdem, ob du für die Synchronisierung iCloud oder Dropbox nutzt, wird er Pfad anders aussehen. Es lohnt sich, vorab die Anleitung zu Ende zu lesen und anschließend die Pfade zu setzen (z.B. „Macintosh HD:Users:Tobi:Library:Mobile Documents:iCloud~com~vinisapp~vinis:Documents“ für die iCloud Variante).

exportFileName:
Dateiname der CSV-Datei mit den exportierten Daten. Dieser besteht aus (Blattname + „-„ + Tabellenname + „.csv“. (z.B. VINIS-Datenexport.csv)

Diese Variablen müssen entsprechend angepasst werden und anschließend mit Klick im Menü auf Ablage und Sichern gespeichert werden. Jetzt kann die Automator-App beendet werden und mit einem Doppelklick auf die Workflow-Datei wird die Schnellaktion installiert. Die Aktion kann nun in Numbers über das Menü unter Numbers -> Dienste -> VINIS-Export ausgelöst werden.

Mit beiden Varianten erhalten wir nun eine CSV-Datei, die immer unsere aktuellen Daten beinhaltet. Um auf diese nun aus der VINIS App zugreifen zu können, gibt es ebenfalls mehrere Wege. Ich möchte dir nun die Synchronisation per iCloud und Dropbox erklären.

Synchronisierung per iCloud

Apple ermöglicht uns mit dem kostenlosen iCloud Basis-Paket Daten über unsere eigenen Geräte hinweg zu teilen. Ist iCloud bereits aktiv, wirst du über deinen Finder oder Explorer ein iCloud Drive vorfinden. Auf deinem iPhone musst du iCloud ebenfalls aktivieren, falls noch nicht geschehen. Hast du die VINIS-App bereits einmal gestartet, ist im iCloud Drive ein Ordner mit dem Namen „Documents“ zu sehen, der das VINIS Icon besitzt. Jetzt müssen wir lediglich den Pfad für unseren CSV-Export so anpassen, dass die Datei hier gespeichert wird (z.B. bei Verwendung von Numbers unter Mac: „Macintosh HD:Users:Tobi:Library:Mobile Documents:iCloud~com~vinisapp~vinis:Documents“, Excel unter Mac: „/Users/Tobi/Library/Mobile Documents/iCloud~com~vinisapp~vinis/Documents/VINIS-Datenexport.csv“).

Anschließend kann der Zugriff in der VINIS-App erfolgen. Solltest du auf deinen Geräten bereits iCloud verwenden, wird diese Variante empfohlen.

Synchronisierung per Dropbox

Eine weitere Möglichkeit wäre der Zugriff per Dropbox. Ist Dropbox bereits installiert, ist ebenfalls über den Finder oder Explorer ein Dropbox-Ordner zu sehen. Hier kannst du dir einen beliebigen Unterordner anlegen oder deine CSV-Datei in den Hauptordner ablegen. Passe dafür wieder deinen Exportpfad dementsprechend an (z.B. bei Verwendung von Numbers unter MacOS: „Macintosh HD:Users:Tobi:Dropbox:Documents“, Excel unter MacOS: „/Users/xSTrEaM/Dropbox/Dokumente/VINIS-Export.csv„, Excel unter Windows: „C:\Users\Tobi\Dropbox\Dokumente\VINIS-Export.csv“). Erstelle nun einen ersten Export und navigiere über deinen Finder oder Explorer in den Exportordner.

Um auf die Datei aus der App zugreifen zu können, müssen wir einen Dropbox-Link erstellen. Dafür mit der rechten Maustaste auf die CSV-Datei klicken und „Dropbox-Link kopieren“ auswählen. In der Zwischenablage ist nun ein Link ähnlich zu diesem hinterlegt:
https://www.dropbox.com/s/vnakiet2ztwizwe/export.csv?dl=0

Über diesen Link können wir die Datei aber nicht direkt downloaden, sondern nur über die Dropbox-Seite öffnen. Deshalb müssen wir den Link noch anpassen.
Dafür ersetze bitte „https://www.dropbox.com“ mit „https://dl.dropboxusercontent.com“ und entferne den hinteren Teil des Links ab dem Dateinamen. (?dl=0)
Als Ergebnis sollte der Link nun so aussehen:
https://dl.dropboxusercontent.com/s/vnakiet2ztwizwe/export.csv

Mit dieser URL kannst du nun wieder aus der VINIS-App auf deine Daten zugreifen.
Diese Anpassung musst du nur einmalig machen. Der Link ändert sich in Zukunft nach einer Aktualisierung der Datei nicht mehr.

 

Zugriff aus der VINIS-App

Zum Schluss müssen wir noch die Konfiguration der Kennzahlen in der App vornehmen. Dazu öffne die entsprechende Kennzahl und klicke auf den Bearbeitungsbutton. Du kannst nun die Herkunft der Daten auf „CSV-Datei (iCloud)“ für iCloud oder auf „CSV-Datei (Webservice)“ für die Dropbox Variante ändern. Wird die iCloud Einstellung genutzt, muss der Dateiname des Exports (z.B. VINIS-Datenexport.csv) und dazu die Zeilennummer in Kombination mit der Zeilenposition hinterlegt werden. Steht z.B. der gewünschte Wert in der ersten Zeile, in der zweiten Spalte, dann trägst du als Zeilennummer 1 und als Zeilenposition 2 ein.

Bei der „CSV-Datei (Webservice)“ Variante gibt es statt dem Dateinamen das Feld URL, in dem der zuvor erstellte Link eingetragen wird (z.B. https://dl.dropboxusercontent.com/s/vnakiet2ztwizwe/export.csv). Die Zeilennummer und Position wird analog zur iCloud Konfiguration ausgefüllt. 

Gratulation, du hast das Setup deiner Kennzahlen erfolgreich abgeschlossen! Dies ist nur einmalig notwendig. Änderst du in Zukunft Werte in deinen Excel oder Numbers Dokumenten, werden diese exportiert, die App ruft alle neuen Daten in regelmäßigen Abständen ab und speichert sie auf deinem iPhone in einer Datenbank. Auch wenn die App nicht geöffnet wird, werden die Werte auf Änderungen geprüft, die dann ggf. automatisch übernommen werden. Deine Kennzahlen sind also nun immer up to date und zeigen dir den aktuellen Fortschritt deiner Ziele.

Da die Konfiguration der Kennzahlen über die verschiedenen Anbindungsarten sehr flexibel ist, gibt es noch viele weitere Wege, um eine Synchronisation deiner Daten zu ermöglichen. Hast du bereits weitere kreative Ideen mit VINIS umgesetzt oder brauchst du dazu noch eine bestimmte Funktionalität in der App, dann lass es uns gerne wissen. Für Anregungen und Ideen per E-Mail sind wir dankbar und freuen uns über eine gemeinsame Weiterentwicklung von VINIS!